lunes

Profesionales en los Archivos

Después de muchos años trabajando en el campo de la archivística, he llegado a la conclusión sobre la importancia de la formación  para el buen funcionamiento de un Archivo, sea ya en el ámbito privado, semipúblico o público (esto es, estatal, regional o municipal).
Me refiero a tener nociones básicas sobre el el documento (qué es, para qué sirve, que fin tiene...), expediente (simple o compuesto), unidad de instalación (caja o soporte especial), módulo (depósito donde albergan los documentos), conservación y restauración de documentación histórica. A partir de aquí y con las nociones adquiridas, es necesario concienciarse acerca de lo qué es lo que manejamos, cómo lo manejamos y con qué fin. En este último aspecto se refiere especialmente a la documentación de índole histórico, puesto que la documentación actual queda albergada en lo que llamaremos un "Archivo virtual" ubicado en una especie de disco duro y que se realizan gestiones o consultas a través de intranet sin moverte del salón de tu casa.
De hecho, es necesario que la plantilla profesional de un Archivo, en general, sea una plantilla cualificada con los estudios reglados y consciente de la tarea a realizar: ya sea atendiendo al cliente que vaya a consultar documentación física,  transporte de documentación, traslados masivos de documentación, reproducción, digitalización. Por lo que es necesario evitar la contratación de personal no cualificada, pues, no tiene la formación suficiente para realizar un trabajo impecable y esto hace que perturbe el funcionamiento de un Archivo.
Por ello, los profesionales que trabajamos en los Archivos no debemos lanzarnos piedras a nuestro propio tejado y apoyar a otros profesionales que estan empezando y apenas tienen experiencia, trabajando desde el rango más bajo (mozo) al más alto (archivero). De esta manera, el profesional tendrá una visión muy completa del Archivo como conjunto de documentos ordenados y como lugar donde se custodian uno o varios archivos, tal como denomina la Real Academia de la Lengua.


martes

El archivero en la empresa privada

Para empezar, hay que tener en cuenta que el archivero suele pertenecer a dos grupos diferenciados: por un lado, el funcionario propiamente dicho; por otro, aquel profesional contratado por empresas de servicios o ETT's para proyectos de la Administración Pública. En este caso me voy a dedicar especialmente en las  posibilidades y ventajas que podrían tener las empresas privadas al tener contratados archiveros en sus oficinas, sean en sucursales como en las oficinas centrales.

En primer lugar, sería beneficioso para el funcionamiento de una empresa. En tal caso, los administrativos se centrarían más en su trabajo de la tramitación  y la gestión documental mientras que un equipo de trabajo centrado en el archivo interno se dedicaría en archivar expedientes según la tipología documental al que suelan tratar: expedientes jurídicos, financieros, de personal, etc; además de todo el proceso archivístico que ello conlleva: clasificación, descripción, instalación...
Un equipo de trabajo que se compondría de varias personas, cada cual una función archivística ya mencionada anteriormente y utilizando las nuevas tecnologías para facilitar, a los administrativos, las consultas de expedientes como son las bases de datos o la consulta de expedientes digitalizados mediante un software concreto. Así, la colaboración de archiveros y administrativos sería la guinda que daría más beneficios a una empresa en cuanto a que la carga de trabajo se equilibraría y los proyectos saldrían adelante y con excelentes resultados.

De este modo la organización sería más armoniosa y mucho más fructífera tanto para la empresa como para el equipo de trabajo que es la arteria principal para que una empresa triunfe.

miércoles

La archivistica en otros campos profesionales

Hay quién vincula la archivística con la documentacion histórica pero esto va más allá; y se puede aplicar a campos profesionales como el derecho, economia, sanidad, educacion, etc.
Es lógico que profesionales de cada ámbito profesional (juzgados, recursos humanos, consultorias, hospitales...) sostengan que "su" archivo lo lleve un profesional del campo correspondiente o de biblioteconomía y documentación  pero es una idea errónea. Una de los puntos fuertes es la madurez adquirida a lo largo de la licenciatura por vía tradicional, donde la enorme diversidad de asignaturas matriculadas te permite dar una visión más amplia en todos sus aspectos: tanto en la vida privada como en la profesional. Es más, el problema está en que se ha dado una imagen equívoca de la verdadera funcionalidad de Biblioteconomía y Documentación, especialmente por los departamentos de Recursos Humanos y también por las Universidades correspondientes por no establecer las funciones específicas de esta titulación universitaria. Esto va más allá: los argumentos de un sector de la titulación de Biblioteconomía y Documentación en contra de licenciados en humanidades que ejerzan funciones de archivero o bibliotecario deja claro la inmadurez y la incapacidad profesional de realizar bien su trabajo tanto en el mundo del archivo como en el bibliotecario. No hay que confundirse "documentalista" con "archivero", son dos funciones muy distintas ya que el primero busca información en distintas fuentes para informar a un departamento, documentarse y realizar documentales televisados, para realizar entrevistas a personalidades, etc. De este modo, existen razones suficientes en las que un profesional en archivos, sea del sector que sea (humanidades en general)  es capaz de organizar y mantener "ese" archivo.
Un aspecto que sí comparto con los departamentos de Recursos Humanos es que (además de titulación archivística) tenga conocimientos básicos sobre el ámbito profesional en el que está ya que, sin ellos, no se aplicaría correctamente los criterios archivísticos adecuados y, para ello, es necesario una buena formación complementaria (derecho, economía, sanidad...). Un buen ejemplo es la documentación jurídica o económica en el que es necesario conocer, al menos, la tipología documental y vocabulario básico para poder establecer unas normas de descripción de expedientes y unas pautas para facilitar su búsqueda.
Por tanto, es necesario la convocatoria de cursos dirigidos directamente por Estado o por las Comunidades a este tipo de sector especializado en gestionar Archivos y sin ninguna asociación con ánimo de lucro de por medio.

Patrimonio Documental en peligro

Como todo en esta vida encontramos todo tipo de "profesionales" e "investigadores" en los Archivos. Lo digo por el tratamiento que dan a la documentación cuando la consultan.
Te puedes encontrar investigadores que llevan la documentación a la mesa como si fuera una ración de chipirones, o personal que carga los carros hasta arriba de documentación de hace más de 4 siglos como si repartieran marisco en las pescaderías; casos se habrán dado. Esto es lo que esta provocando que la documentación se esté deteriorando y, si no ponemos remedio, de aqui a 50 años no nos quedará nada. Y si ya se esta utilizando menos el papel, el Archivo como institución desaparecería y, como tal, formaría parte de una carpeta en un disco duro.Es cierto que se están tomando medidas de precaución con alguna documentación que no se está prestando pero no es suficiente.
Referente a la documentación que se puede prestar, se deberían aplicar medidas tajantes con el fin de evitar mayor deterioro: sancionar e, incluso, vetar el acceso a aquel usuario que  haya cometido faltas graves con la documentación y el derecho al despido a aquel profesional que tampoco cumpla con la normativa correspondiente a la conservación del Patrimonio Documental. Lo negativo de todo esto es que no se aplique ni se aplicará e, incluso, los políticos no son conscientes de ello.
Así, hago hincapié a todo el mundo: sean documentalistas, bibliotecarios (en bibliotecas de indole histórico especialmente) archiveros, mozos, auxiliares, técnicos... la necesidad de CO-LA-BO-RAR todos juntos y aparcar nuestras diferencias, siempre aceptando las opiniones sean buenas o malas y no llevarlo al terreno de lo personal.

domingo

La vulnerabilidad de la administración electrónica

Los tiempos han cambiado muy deprisa con las nuevas tecnologías y en la Administración en general, tanto pública como privada. Hay que pararnos un momento y reflexionar acerca de lo que está ocurriendo:  intranet y la obsesión de evitar espacios ocupados por el papel.
Mi intención no es indicar lo negativo de esta medida sino aportaré los pros y los contras.
Es evidente que tenemos menos tiempo para gestionar "papeleos" en las oficinas de la Administración o de comunicarnos entre departamentos para resolver trámites administrativos lo que ha conllevado a una mejora en la gestión del tiempo y evitar desplazamientos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que el papel es el material en cierta medida más seguro que la documentación digitalizada, la cual puede ser borrada con más facilidad debido a fallos de sistema, de red, de hardware, de software, virus e, incluso, borrados por ataques de hackers informáticos. En cambio, el papel puede ser destruido pero al estar custodiado existen medidas de prevención y conservación que aplicarán los profesionales de los archivos. Por tanto, ambas pueden continuar siendo dos formatos compatibles de archivo siempre y cuando sea documentación previamente valorada y merezca la pena para ser custodiada.
 El futuro del Archivo como institución no albergará documentación de este siglo ya que esta siendo digitalizada, concretamente, los expedientes administrativos vigentes. Esto conlleva a que se elimine dichos expedientes en formato de papel en un plazo de tiempo que se ha acordado, por supuesto.
¿Que hubiera ocurrido si estas tecnologías hubiesen entrado en los siglos XVI, XVII? Actualmente no conservaríamos la documentación original de la época y los formatos digitalizados podrían estar deteriorados lo que supondría una pérdida completa de la información.
En definitiva, hay que tener en cuenta lo que se esta digitalizando y qué documentación se está destruyendo una vez finalizado este proceso. Es preciso revisar y, seguramente, se esta realizando pero no es del todo seguro. Por tanto, el futuro de la documentación digitalizada es incierto en cuanto a conservación de la información se refiere. Existen medidas de trasladar datos de un hardware a otro más moderno pero no son del todo seguras.

jueves

Administrativos y Archiveros

Resultan ser dos profesiones muy diferentes. El primero, gestiona los expedientes en trámite; el segundo, gestiona y archiva según los criterios archivísticos (y la lógica, por supuesto) aquellos expedientes cuyo trámite ha finalizado.
El administrativo, el problema que tiene y que, debido a mi trayectoria profesional vivida, es que tramita y archiva de manera rápida lo que, a veces, conlleva que ( a la hora de archivar ) se "cuelen" expedientes que no corresponden al número asignado y, por tanto, se pierda. Este tipo de prácticas es más común de lo que parece y es el archivero quien se dedica a recuperar, por desgracia, dichos expedientes una vez ya tramitados. De hecho, y he aquí mi propuesta, es que, los expedientes antes de que terminen su vida y sean archivados, sean revisados por un técnico-especialista en archivística, especialmente, en expedientes judiciales o sancionadores o aquellos que afecten al ciudadano.
Por tanto, la colaboración de ambas profesiones serian perfectas tanto en la Administración Administrativa como en la Privada, siendo muy positiva para el ciudadano y para la empresa en sí.

Zancadillas

En esta ocasión y como excepción daré una opinión más allá de la Archivística.
Bueno, podría decir muchas cosas sobre el titulo "Zancadillas" pero sobran las palabras. Después de que un cargo público autorizara "voluntarios" en las bibliotecas, esto podría afectar al sector de los Archivos. Eso significa la poca UNIDAD que existe entre el gremio de documentalistas, bibliotecarios y archiveros porque algunos de estos colectivos, piensan que los licenciados en letras puras (historia, historia del arte, filosofía, etc) les están quitando los puestos de trabajo. La falta de madurez de algunas asociaciones lo resume todo y aprovecho de no mencionarlas para no dar publicidad alguna ya que no se lo merecen.
. ¿Por qué tantas ZAN-CA-DI-LLAS entre nosotros?. De hecho, si no hubiese tantas diferencias ridículas entre los sectores que afectan a las Bibliotecas, Documentación y Archivos, ésta medida no se hubiera permitido mediante un Colegio que abarcara dichos campos mencionados anteriormente. Unos porque no quieren que exista un Colegio (¿pero no saben que eso les beneficiaría? ¿no saben que se están tirando piedras a su propio tejado?) y otros porque quieren defender dichas profesiones, que és lo lógico. En resumen: estamos en un país de locos  y que, seguramente lo regularía mejor un niño de 3 años que tiene más coherencia.
Desde aquí hago una llamada de atención a todos los miembros (y miembras como decía la exministra) para solucionar las diferencias que, en mi opinión, deben de quedar atrás con el fin de apoyar unánimemente el reconocimiento de estos campos relativos a las bibliotecas, archivos y documentación. En definitiva: MADURAR para ACTUAR. Un único Colegio que permita la defensa en contra de este tipo de situaciones supondría un paso más a evitar la ignorancia colectiva.

lunes

Bases de datos y Archivística

Una de las cosas que puedo decir es que las bases de datos es una herramienta primordial en el mundo de los Archivos. No os hablaré  de referencias de lo que ha dicho un autor u otro que es lo que estamos acostumbrados sino que os hablaré de mi experiencia profesional.
Inventarios, catálogos.... están informatizados, o, al menos están en ello, eso ya dependiendo del presupuesto que tengan.
El problema en algunas bases de datos son los criterios de descripción archivísticos acerca de los diferentes tipos documentales, los cuales, deberían ser comunes siempre y cuando se respete la normativa relativa a la Protección de Datos. No me refiero a unos criterios de descripción para una documentación y otros criteros distintos a otro tipo de documentación que, normalmente, me he encontrado a lo largo de toda mi trayectoria profesional. Lo esencial para un buen funcionamiento de las bases de datos en los Archivos: realizar una Revisión periódica del contenido y la consiguiente limpieza de errores detectados.
Otro aspecto muy interesante en la base de datos (en algunos que yo conozca) es la indización en cuanto al contenido de los expedientes, cajas, legajos etc se refiere. Lo recomendable es que sea lo más claro y simple posible con el objetivo de que facilite la búsqueda deseada. Referente a este último aspecto debo de decir que tuve un trabajo laborioso en un proyecto para la descripción de documentación en una base de datos  del que tuve que realizar una limpieza y normalizar los índices, mejorando así su búsqueda.
Para los que no estéis habituados a la palabra normalización significa englobar en un único término la  actividad que comparte una serie de expedientes con el fin de que la búsqueda resulte más fácil, es decir, aquellos expedientes en los que la Administración sanciona a locales que realizan actividades ilícitas (por ejemplo) en la base de datos englobaría con el término"expedientes sancionadores" que supondrá un índice común para su búsqueda. A la hora de consultar, saldría el listado con el nº de expediente o expedientes referido o referidos a la búsqueda realizada, en este caso, "expedientes sancionadores".
Por tanto, el mantenimiento de una base de datos de manera asidua proporcionaría en el caso del usuario, investigador e, incluso, al propio profesional del archivo un mejor servicio y una búsqueda más fructífera.

domingo

Investigadores en los archivos

Recuerdo la primera vez que fue a un Archivo para finalizar un trabajo que nos encomendó el profesor de Diplomática en el cual tenía que observar el soporte y las tintas del documento.
Cuando entré, estaba perdido y no sabía donde ni a quién dirigirme para poder acceder a la documentación. Y ahí estaba, el auxiliar que me iba a sacar de todas las dudas y fue quien me facilitó la posibilidad de acceder al documento original con previo permiso del responsable que salió personalmente para explicarme cómo funcionaba la consulta de documentos en un archivo.

¿A quien no le ha ocurrido entrar en un archivo para consultar documentación y estar más perdido que Robinson Crusoe? La verdad es que no soy el primero ni el último.
Consultando, hay múltiples normas para la consulta de documentos, y, con la experiencia a lo largo de todos estos años, parece ser que no ha cambiado mucho. Esta normativa esta disponible pero parece ser que no se lee ya que existen múltiples anécdotas acerca del incumplimiento de dichas normas por parte de los usuarios lo que lleva a plantearse si la difusión de esas normas es la adecuada, en formato de folletos ubicados en ventanilla o en las mesas situados en el pasillo del Archivo, sin olvidar de los profesionales que se lo recuerdan. Debería haber un procedimiento mucho más práctico para el investigador que visita el Archivo por primera vez: sugerirle leer antes de solicitar documentación, un pequeño manual sobre dónde y a quién dirigirse para solicitar la documentación adecuada para sus investigaciones, cómo tratar la documentación, cómo atar el balduque que va envuelto para su seguridad. Sin embargo, esto es,  simplemente un planteamiento que podría evitar el deterioro de la documentación, especialmente la documentación de índole histórico, considerado patrimonio y del cual no se puede sustituir.

sábado

La Archivística en la vida cotidiana


Pensemos por un momento que todo lo que hacemos tiene un orden, como ocurre cuando planteamos cómo organizar y clasificar un archivo. No es del todo descabellado que establezcamos pautas archivísticas en nuestros quehaceres cotidianos. Un ejemplo es la cocina donde clasificamos los armarios colocando en un estante los vasos, en otro los platos, cacerolas... de mayor a menor tamaño. Eso sería lo mismo a la hora de depositar documentación en un módulo siempre con un orden lógico.
Los armarios es el lugar de la casa que requiere cierto orden, vendría a ser los depósitos de los Archivos donde en las perchas se colocarían las camisas, chaquetas por un lado y en los cajones, camisas, calcetines, ropa interior etc, por otro. 
Ocurre lo mismo en informática donde organizamos nuestros archivos  (documentos, imágenes, videos...) en carpetas (equivalente a lo que sería una estantería donde albergarían los documentos) que se ordenarían según el tamaño, alfabéticamente, por fechas...
Así, la archivística está más presente que nunca. Está en nuestras vidas y, por el ritmo de vida que tenemos, no nos damos cuenta. El problema está que nunca se ha planteado que la organización y clasificación archivística esté vinculada con la organización y el orden en nuestras vidas pero hay que analizarlo con mucho detalle.  Lo más evidente es el orden de los libros, cds, dvds en las estanterías y lo menos evidente: el armario de las cremas para la piel, cajón de los medicamentos que lo organizamos por pura lógica con el fin de encontrarlo, igual que en los depósitos de un Archivo. Todo objeto relacionado esta ordenado con lógica, tiene una razón de ser. Aunque no olvidemos que siempre habrá individuos que no conciban como tal la lógica del orden, rompiendo así los esquemas.
De este modo,hay que valorar la importancia que tiene la archivística en nuestras vidas, en los Archivos y cómo tambien existe en las actuaciones diarias de los individuos. 


Bienvenidos

Bienvenidos al blog dedicado a la Archivística, un blog que os sumergirá y espero que os enganche al mundo de los Archivos.
La Archivística como tal es una especialización bastante desconocida por el ciudadano de a pie. Me refiero a que alguna vez a nosotros, los profesionales dedicados al mundo de los archivos ¿nunca os han preguntado?: "-¿en que trabajas?
                       -soy archivero
                       -¿archi que?"
Pues bien, en este blog intentaré que llegue a esas personas que desconocen la rama e intentaré ser lo menos técnica posible. Lo cierto es que, la Archivística es bastante desconocida si comparamos con la especialidad de Biblioteconomía y Documentación y nada tiene que ver. Todos sabemos lo que es Biblioteconomía (vinculado a las bibliotecas) y Documentación (referida al proceso de obtener las fuentes adecuadas por ejemplo, para elaborar contenidos web, documentales, series, programas de radio...)
La Archivística se refiere al proceso de organizar y clasificar mediante unas pautas lógicas la documentación, su instalación y su conservación. Soy consciente que esta observación diferenciando Biblioteconomía, Documentación y Archivística no sea compartida por todo el mundo, pero mi intención es cambiar el mundo que rodea estas disciplinas y diferenciarlas como tal.