domingo

La vulnerabilidad de la administración electrónica

Los tiempos han cambiado muy deprisa con las nuevas tecnologías y en la Administración en general, tanto pública como privada. Hay que pararnos un momento y reflexionar acerca de lo que está ocurriendo:  intranet y la obsesión de evitar espacios ocupados por el papel.
Mi intención no es indicar lo negativo de esta medida sino aportaré los pros y los contras.
Es evidente que tenemos menos tiempo para gestionar "papeleos" en las oficinas de la Administración o de comunicarnos entre departamentos para resolver trámites administrativos lo que ha conllevado a una mejora en la gestión del tiempo y evitar desplazamientos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que el papel es el material en cierta medida más seguro que la documentación digitalizada, la cual puede ser borrada con más facilidad debido a fallos de sistema, de red, de hardware, de software, virus e, incluso, borrados por ataques de hackers informáticos. En cambio, el papel puede ser destruido pero al estar custodiado existen medidas de prevención y conservación que aplicarán los profesionales de los archivos. Por tanto, ambas pueden continuar siendo dos formatos compatibles de archivo siempre y cuando sea documentación previamente valorada y merezca la pena para ser custodiada.
 El futuro del Archivo como institución no albergará documentación de este siglo ya que esta siendo digitalizada, concretamente, los expedientes administrativos vigentes. Esto conlleva a que se elimine dichos expedientes en formato de papel en un plazo de tiempo que se ha acordado, por supuesto.
¿Que hubiera ocurrido si estas tecnologías hubiesen entrado en los siglos XVI, XVII? Actualmente no conservaríamos la documentación original de la época y los formatos digitalizados podrían estar deteriorados lo que supondría una pérdida completa de la información.
En definitiva, hay que tener en cuenta lo que se esta digitalizando y qué documentación se está destruyendo una vez finalizado este proceso. Es preciso revisar y, seguramente, se esta realizando pero no es del todo seguro. Por tanto, el futuro de la documentación digitalizada es incierto en cuanto a conservación de la información se refiere. Existen medidas de trasladar datos de un hardware a otro más moderno pero no son del todo seguras.

jueves

Administrativos y Archiveros

Resultan ser dos profesiones muy diferentes. El primero, gestiona los expedientes en trámite; el segundo, gestiona y archiva según los criterios archivísticos (y la lógica, por supuesto) aquellos expedientes cuyo trámite ha finalizado.
El administrativo, el problema que tiene y que, debido a mi trayectoria profesional vivida, es que tramita y archiva de manera rápida lo que, a veces, conlleva que ( a la hora de archivar ) se "cuelen" expedientes que no corresponden al número asignado y, por tanto, se pierda. Este tipo de prácticas es más común de lo que parece y es el archivero quien se dedica a recuperar, por desgracia, dichos expedientes una vez ya tramitados. De hecho, y he aquí mi propuesta, es que, los expedientes antes de que terminen su vida y sean archivados, sean revisados por un técnico-especialista en archivística, especialmente, en expedientes judiciales o sancionadores o aquellos que afecten al ciudadano.
Por tanto, la colaboración de ambas profesiones serian perfectas tanto en la Administración Administrativa como en la Privada, siendo muy positiva para el ciudadano y para la empresa en sí.

Zancadillas

En esta ocasión y como excepción daré una opinión más allá de la Archivística.
Bueno, podría decir muchas cosas sobre el titulo "Zancadillas" pero sobran las palabras. Después de que un cargo público autorizara "voluntarios" en las bibliotecas, esto podría afectar al sector de los Archivos. Eso significa la poca UNIDAD que existe entre el gremio de documentalistas, bibliotecarios y archiveros porque algunos de estos colectivos, piensan que los licenciados en letras puras (historia, historia del arte, filosofía, etc) les están quitando los puestos de trabajo. La falta de madurez de algunas asociaciones lo resume todo y aprovecho de no mencionarlas para no dar publicidad alguna ya que no se lo merecen.
. ¿Por qué tantas ZAN-CA-DI-LLAS entre nosotros?. De hecho, si no hubiese tantas diferencias ridículas entre los sectores que afectan a las Bibliotecas, Documentación y Archivos, ésta medida no se hubiera permitido mediante un Colegio que abarcara dichos campos mencionados anteriormente. Unos porque no quieren que exista un Colegio (¿pero no saben que eso les beneficiaría? ¿no saben que se están tirando piedras a su propio tejado?) y otros porque quieren defender dichas profesiones, que és lo lógico. En resumen: estamos en un país de locos  y que, seguramente lo regularía mejor un niño de 3 años que tiene más coherencia.
Desde aquí hago una llamada de atención a todos los miembros (y miembras como decía la exministra) para solucionar las diferencias que, en mi opinión, deben de quedar atrás con el fin de apoyar unánimemente el reconocimiento de estos campos relativos a las bibliotecas, archivos y documentación. En definitiva: MADURAR para ACTUAR. Un único Colegio que permita la defensa en contra de este tipo de situaciones supondría un paso más a evitar la ignorancia colectiva.

lunes

Bases de datos y Archivística

Una de las cosas que puedo decir es que las bases de datos es una herramienta primordial en el mundo de los Archivos. No os hablaré  de referencias de lo que ha dicho un autor u otro que es lo que estamos acostumbrados sino que os hablaré de mi experiencia profesional.
Inventarios, catálogos.... están informatizados, o, al menos están en ello, eso ya dependiendo del presupuesto que tengan.
El problema en algunas bases de datos son los criterios de descripción archivísticos acerca de los diferentes tipos documentales, los cuales, deberían ser comunes siempre y cuando se respete la normativa relativa a la Protección de Datos. No me refiero a unos criterios de descripción para una documentación y otros criteros distintos a otro tipo de documentación que, normalmente, me he encontrado a lo largo de toda mi trayectoria profesional. Lo esencial para un buen funcionamiento de las bases de datos en los Archivos: realizar una Revisión periódica del contenido y la consiguiente limpieza de errores detectados.
Otro aspecto muy interesante en la base de datos (en algunos que yo conozca) es la indización en cuanto al contenido de los expedientes, cajas, legajos etc se refiere. Lo recomendable es que sea lo más claro y simple posible con el objetivo de que facilite la búsqueda deseada. Referente a este último aspecto debo de decir que tuve un trabajo laborioso en un proyecto para la descripción de documentación en una base de datos  del que tuve que realizar una limpieza y normalizar los índices, mejorando así su búsqueda.
Para los que no estéis habituados a la palabra normalización significa englobar en un único término la  actividad que comparte una serie de expedientes con el fin de que la búsqueda resulte más fácil, es decir, aquellos expedientes en los que la Administración sanciona a locales que realizan actividades ilícitas (por ejemplo) en la base de datos englobaría con el término"expedientes sancionadores" que supondrá un índice común para su búsqueda. A la hora de consultar, saldría el listado con el nº de expediente o expedientes referido o referidos a la búsqueda realizada, en este caso, "expedientes sancionadores".
Por tanto, el mantenimiento de una base de datos de manera asidua proporcionaría en el caso del usuario, investigador e, incluso, al propio profesional del archivo un mejor servicio y una búsqueda más fructífera.

domingo

Investigadores en los archivos

Recuerdo la primera vez que fue a un Archivo para finalizar un trabajo que nos encomendó el profesor de Diplomática en el cual tenía que observar el soporte y las tintas del documento.
Cuando entré, estaba perdido y no sabía donde ni a quién dirigirme para poder acceder a la documentación. Y ahí estaba, el auxiliar que me iba a sacar de todas las dudas y fue quien me facilitó la posibilidad de acceder al documento original con previo permiso del responsable que salió personalmente para explicarme cómo funcionaba la consulta de documentos en un archivo.

¿A quien no le ha ocurrido entrar en un archivo para consultar documentación y estar más perdido que Robinson Crusoe? La verdad es que no soy el primero ni el último.
Consultando, hay múltiples normas para la consulta de documentos, y, con la experiencia a lo largo de todos estos años, parece ser que no ha cambiado mucho. Esta normativa esta disponible pero parece ser que no se lee ya que existen múltiples anécdotas acerca del incumplimiento de dichas normas por parte de los usuarios lo que lleva a plantearse si la difusión de esas normas es la adecuada, en formato de folletos ubicados en ventanilla o en las mesas situados en el pasillo del Archivo, sin olvidar de los profesionales que se lo recuerdan. Debería haber un procedimiento mucho más práctico para el investigador que visita el Archivo por primera vez: sugerirle leer antes de solicitar documentación, un pequeño manual sobre dónde y a quién dirigirse para solicitar la documentación adecuada para sus investigaciones, cómo tratar la documentación, cómo atar el balduque que va envuelto para su seguridad. Sin embargo, esto es,  simplemente un planteamiento que podría evitar el deterioro de la documentación, especialmente la documentación de índole histórico, considerado patrimonio y del cual no se puede sustituir.

sábado

La Archivística en la vida cotidiana


Pensemos por un momento que todo lo que hacemos tiene un orden, como ocurre cuando planteamos cómo organizar y clasificar un archivo. No es del todo descabellado que establezcamos pautas archivísticas en nuestros quehaceres cotidianos. Un ejemplo es la cocina donde clasificamos los armarios colocando en un estante los vasos, en otro los platos, cacerolas... de mayor a menor tamaño. Eso sería lo mismo a la hora de depositar documentación en un módulo siempre con un orden lógico.
Los armarios es el lugar de la casa que requiere cierto orden, vendría a ser los depósitos de los Archivos donde en las perchas se colocarían las camisas, chaquetas por un lado y en los cajones, camisas, calcetines, ropa interior etc, por otro. 
Ocurre lo mismo en informática donde organizamos nuestros archivos  (documentos, imágenes, videos...) en carpetas (equivalente a lo que sería una estantería donde albergarían los documentos) que se ordenarían según el tamaño, alfabéticamente, por fechas...
Así, la archivística está más presente que nunca. Está en nuestras vidas y, por el ritmo de vida que tenemos, no nos damos cuenta. El problema está que nunca se ha planteado que la organización y clasificación archivística esté vinculada con la organización y el orden en nuestras vidas pero hay que analizarlo con mucho detalle.  Lo más evidente es el orden de los libros, cds, dvds en las estanterías y lo menos evidente: el armario de las cremas para la piel, cajón de los medicamentos que lo organizamos por pura lógica con el fin de encontrarlo, igual que en los depósitos de un Archivo. Todo objeto relacionado esta ordenado con lógica, tiene una razón de ser. Aunque no olvidemos que siempre habrá individuos que no conciban como tal la lógica del orden, rompiendo así los esquemas.
De este modo,hay que valorar la importancia que tiene la archivística en nuestras vidas, en los Archivos y cómo tambien existe en las actuaciones diarias de los individuos. 


Bienvenidos

Bienvenidos al blog dedicado a la Archivística, un blog que os sumergirá y espero que os enganche al mundo de los Archivos.
La Archivística como tal es una especialización bastante desconocida por el ciudadano de a pie. Me refiero a que alguna vez a nosotros, los profesionales dedicados al mundo de los archivos ¿nunca os han preguntado?: "-¿en que trabajas?
                       -soy archivero
                       -¿archi que?"
Pues bien, en este blog intentaré que llegue a esas personas que desconocen la rama e intentaré ser lo menos técnica posible. Lo cierto es que, la Archivística es bastante desconocida si comparamos con la especialidad de Biblioteconomía y Documentación y nada tiene que ver. Todos sabemos lo que es Biblioteconomía (vinculado a las bibliotecas) y Documentación (referida al proceso de obtener las fuentes adecuadas por ejemplo, para elaborar contenidos web, documentales, series, programas de radio...)
La Archivística se refiere al proceso de organizar y clasificar mediante unas pautas lógicas la documentación, su instalación y su conservación. Soy consciente que esta observación diferenciando Biblioteconomía, Documentación y Archivística no sea compartida por todo el mundo, pero mi intención es cambiar el mundo que rodea estas disciplinas y diferenciarlas como tal.